Como elaborar e implementar um plano financeiro e operacional de forma eficiente

Por: João Luiz Simões Neves e Fábio Alexandre Thieme

Todas as vezes que temos uma meta a cumprir, seja financeira ou operacional, significa que temos uma lacuna a cobrir entre a situação atual e a situação desejada. Ou seja, temos um desafio em mãos, normalmente materializado em um orçamento anual que é aprovado e colocado para que os gestores de campo executem.

O sucesso deste desafio será medido de duas maneiras: o alcance ou não da meta definida e a eficiência com que a atingimos.

A questão principal que procuramos colocar é que na maioria das vezes, o orçamento e as metas financeiras representam mais um “desejo” do grupo de acionistas e dos gestores do que um plano efetivamente estruturado, que embase a sua execução e dê maior segurança de que as metas serão atingidas e de forma maximizada em relação aos recursos utilizados.

Uma visão integrada do planejamento financeiro e a incorporação de ferramentas de planejamento e de execução aumentam significativamente a possibilidade de cumprimento das metas, além de permitir que sejam atingidas com o mínimo de “stress” possível.

A questão passa por estabelecer junto aos gestores e auxiliares um caminho estratégico e tático que deixe bem claro o que vai ser atingido, como vamos chegar lá, quais são os objetivos intermediários e como vamos medir o nosso sucesso.

Para maiores detalhes, transcrevemos resumidamente abaixo, os principais passos desta jornada.

 

Passo 1: Definição da meta financeira orçamentária

Que pode ser uma composição entre o faturamento, o lucro líquido e o retorno sobre o investimento. Esta meta servirá de base para desdobrar as peças financeiras padrão como o DRE, o Balanço Patrimonial e o Fluxo de Caixa.
A definição da meta financeira permite identificar o incremento do faturamento, lucro líquido e retorno sobre o investimento que precisará ser gerado.

Passo 2: Definição das oportunidades e elaboração de um mapa estratégico

Definição das principais estratégias e táticas que deverão ser exploradas para alcançar o incremento necessário. , podemos registrar estas oportunidades na perspectiva financeira, mercado, processos e capital organizacional. Diversas ferramentas metodológicas podem ser utilizadas neste passo, como a Árvore de E&T (Árvore de Estratégia e Tática) e a Nuvem de Conflito da Teoria das Restrições, o Balanced ScoreCard, entre outras.

Passo 3: Identificação, para cada tática quantificável, do incremento que ela deverá gerar

Neste caso, o uso da Bússola Financeira da Teoria das Restrições é a principal ferramenta. Procurando identificar apenas o incremento com que cada tática deverá contribuir para o cumprimento da meta, o orçamento financeiro passa a ser uma ferramenta de gestão concreta com cada objetivo intermediário quantificado, para que a meta final seja alcançada.

A Bússola Financeira facilita bastante a análise gerencial e a tomada de decisões pois foca apenas nas variáveis que são importantes e impactadas pela tática: receita, custo totalmente variável e despesa operacional, analisando os impactos financeiros apenas de forma incremental.

Passo 4: Detalhamento das oportunidades em um cronograma com escopo, responsável e prazo

Cada tática deverá ser explodida em uma rede de ações, mesmo que simplificada, com responsável e prazo de execução. A metodologia de Corrente Crítica da Teoria das Restrições possui importante contribuição neste passo, proporcionando maior assertividade nos prazos estabelecidos e na gestão do planejamento efetuado.

Passo 5: Implementação dos medidores

Após a conclusão das ações, os processos resultantes poderão receber medidores, objetivando avaliar se a melhoria desejada em um processo foi atingida e será mantida.
Digamos, por exemplo, que uma ação correspondeu a uma melhoria no tempo de fechamento de chamadas de assistência técnica, que passou de 2 dias a 1 dia em média. Após a implementação da melhoria, um medidor poderá acompanhar a efetividade da melhoria e se a performance do processo está dentro do planejado, como um dos pré-requisitos para sucesso do orçamento.

Passo 6: Acompanhamento da Execução

Neste passo temos três principais aspectos: 1) o acompanhamento mensal dos medidores, 2) o acompanhamento mensal do real incremento das táticas planejado com o uso da Bússola Financeira e 3) análises de suficiência ou de eventuais novas restrições que surgirem durante o período. Neste último ponto, eventuais novas condições mercadológicas ou a necessidade de reforço para gerar o incremento desejado são analisadas, podendo surgir novas ações e reforçando assim o plano.

Notem que neste processo utilizamos diversas metodologias da Teoria das Restrições no sentido de resultar em um trabalho integrado com todas as ferramentas necessárias, para que os gestores de campo tenham em mãos um método prático para cumprir os seus objetivos e para que saiam do “desejo” para a realidade.