Como estimar as durações das atividades de seus projetos?

por Paulo Roberto Chakour

O Guia PMBOK® do PMI® apresenta 47 processos que compõem as boas práticas de Gerenciamento de Projeto, sendo 6 processos referentes à Gestão de Tempo no grupo de processos de Planejamento.

São eles:

6.1 Planejar o gerenciamento do cronograma

6.2 Definir as atividades

6.3 Sequenciar as atividades

6.4 Estimar os recursos das atividades

6.5 Estimar as durações das atividades

6.6 Desenvolver o cronograma

Um dos processos mais polêmicos, no entanto, é o processo 6.5 Estimar as durações das atividades”.

Quando perguntamos ao responsável qual é a duração que deve ser considerada para executar uma determinada atividade, o critério mais comum adotado é considerar “o tempo que estará disponível para que aquela atividade seja realizada”. Através deste critério, o responsável fornece sua estimativa considerando um certo grau de segurança para que a atividade possa ser executada com baixo risco de atraso.

Da mesma forma, gestores responsáveis sabem que em um ambiente competitivo, entregar projetos com velocidade é muito importante quando não essencial para a viabilidade dos
projetos, de seus produtos e muitas vezes, da própria empresa. Estes gerentes buscam que as seguranças não sejam embutidas em excesso nas atividades, permitindo a entrega do resultado do projeto no menor tempo possível.

Diversas ferramentas como o Método PERT, Método de Monte Carlo e outras ferramentas estatísticas, vêm sendo empregadas para aprimorar o nível de precisão das estimativas. Estas ferramentas consideram a variabilidade estatística da duração durante a execução das atividades. A partir da determinação de três durações: duração otimista, duração pessimista e duração mais provável, é possível determinar a curva de distribuição estimada para cada uma das atividades do cronograma. A partir da curva de distribuição de cada atividade, é possível determinar a probabilidade de entregar o projeto dentro do prazo esperado. Para determinar as estimativas, são consultados especialistas técnicos com grande conhecimento na execução das atividades.

Ao considerar no cronograma as durações mais prováveis para cada atividade, espera-se que aquelas atividades que atrasarem na execução sejam compensadas por um grupo de atividades que acabariam sendo antecipadas. Parece perfeito do ponto de vista da estatística. No entanto, o método descrito não considera dois fatores relacionados ao comportamento humano durante a execução.

Um dos fatores é a Síndrome do Estudante, também conhecida por Procrastinação. O recurso aumenta progressivamente o empenho em uma atividade, conforme vai se aproximando o prazo de conclusão.

O outro fator é conhecido como Lei de Parkinson. A Lei de Parkinson foi publicada por Cyril Northcote Parkinson num artigo na revista The Economist em 1955, sendo depois reimpresso com outros artigos no livro (em inglês) Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress, Londres: John Murray, 1958, baseado em sua extensa experiência no serviço civil britânico que diz que:
“O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização.”

Estes dois fatores são características do comportamento humano e podem ser observados em seu próprio ambiente de trabalho. Se você tem uma atividade que precisa executar em um dia, quando chegar perto do final do dia com apenas 50% da atividade, qual será a sua velocidade de execução até o término da atividade? A maioria das pessoas aumenta progressivamente o seu empenho. Da mesma forma, quando uma equipe recebe 15 dias para executar uma atividade que poderia ser executada em 10 dias, na maioria das vezes, em quanto tempo a equipe vai concluir a atividade?

Estes dois fatores fazem com que aquelas antecipações que estavam previstas para compensar os atrasos não se concretizem em um número relevante de atividades. Com isso, se propagam mais os atrasos do que as antecipações, aumentando significativamente as chances do projeto atrasar.

O comportamento natural quando a maioria das atividades atrasam, seria aumentarmos ainda mais a segurança embutida nas atividades de futuros projetos. No entanto, considerando a Síndrome do Estudante e a Lei de Parkinson, esta ação aumentará ainda mais o desperdício de tempo nos projetos e não contribuirá para uma entrega no prazo.

O Método da Corrente Crítica propõe a remoção das seguranças individuais de cada atividade e a alocação da segurança removida ao final do projeto na forma de pulmões de tempo. As durações passam a ser perseguidas pelos recursos como uma meta agressiva, porém desafiadora. O desperdício com a Síndrome do Estudante e a Lei de Parkinson são eliminados. As possíveis antecipações passam a ser propagadas para compensar possíveis atrasos.

A segurança embutida no projeto deixa de ser gerenciada pelo recurso executante e passa a ser gerenciada pelo Gerente do Projeto. O pulmão do projeto se torna uma excelente ferramenta para medir o impacto de cada atividade na entrega final do projeto, permitindo uma priorização clara ao longo da execução.

O Método da Corrente Crítica tem ajudado empresas em todo o mundo a aumentar significativamente os resultados de seus projetos nas mais diversas áreas e por isso foi incorporada ao Guia PMBOK® W como uma das melhores práticas.

Como sua empresa estima as durações das atividades de seus projetos?